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【EXCEL教程】数据验证数据有效性用得好,Excel表格少烦恼

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【EXCEL教程】数据验证数据有效性用得好,Excel表格少烦恼

* 来源: 【office教程学习】 * 作者: 【EXCEL教程】 * 发表时间: 2020-03-04 21:19:39 * 浏览: 44

本文以2016为例,给大家介绍Excel中用来规范用户数据录入的神器---它就是数据验证,(2013以下叫数据有效性)。



当我们要经常性录入重复数据时可以利用数据有效性创建下拉菜单提高录入效率,同时也能规范我们的录入行为。

比如很多小伙伴在录入供应商名称时,时而简称,时而全称,一个供应商录出好多个别名,一到月底汇总数据时就欲哭无泪。SO如果一开始学会使用数据验证规范数据就不会存在后期的那些烦恼了。一起来看看它的强大功能。


创建下拉菜单

如下图我们要在A2:A10录入部门信息,部门包括:财务部、人事部,销售部、研发部

方法一:选中A2:A10,单击数据选项卡下的【数据验证】在弹出来的数据验证对话框中选择允许“序列”,来源中填入部门名称,部门之间用英文状态下的逗号隔开。


方法二:利用超级表的自动扩张功能做动下拉菜单

PS:利用超级表跨表作动态下拉菜单时需要定义名称


身份证长度验证


当我们输入身份证号码时,要求是长度必须等于18位,为了防止多输少输,同样的,选择录入身份证号码的区域,设置数据有效性



还可以在数据验证对话框中的输入信息一栏设置提示信息


当数据不符合要求时,设置出错警告



规范日期的录入

对于日期的输入,刚接触Excel的小伙伴输出来那叫一个五花八门,最经典的就是年月日之间用小数点隔开,于是一到用数据透视表或筛选的时候就是各种关于日期的问题满天飞:

我的日期为什么不能分组?

筛选的时候为什么不能按日期筛选?.......

别急,数据有效性帮你规范日期录入行为


同样的对出错进行设置,提示正确录入方式

当我们再次录入不规范日期时,效果如下图


限制录入重复值


有时候录入信息时只允许录入一次,同样的可以用数据验证限制录入重复值

例如,下图中在E2:E5区域中禁止录入重复值

公式解析=COUNTIF($E$2:$E$5,E2)=1

允许$E$2:$E$5区域中,单元格中值的个数为1个

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