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如何防止已审核的数据被二次编辑修改

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如何防止已审核的数据被二次编辑修改

* 来源: * 作者: admin * 发表时间: 2019-09-11 13:47:17 * 浏览: 29

公司里重要的文件一般都是经过领导层层审核,确认无误后才获批准。就比如:公司的工资表。工资表人事部做完后,一般需要领导审核无误后才让财务部发出去。

但是这中间过程会遇到一个问题,那就是当领导审核完工资表后,有部分记录有问题,需要返回给人事部进行重新修改,有部分记录已审核无误,不必在做修改。

但如何做到可以防止已审核的数据被二次编辑,但同时又可以让其它未审核的数据可以进行编辑修改?

这就是我们今天要说的课题。

先来看下效果图:

【Excel技巧】如何防止已审核的数据被二次编辑修改


从效果图中,我们可以发现以下几点:

表格中:

1、当【审核结果】这栏若为空时,对应的这列数据允许被编辑修改。

2、当【审核结果】这栏标注“已审核”时,对应的这列数据是不允许编辑修改,修改时会跳出如下不允许被修改的提示警告信息。

【Excel技巧】如何防止已审核的数据被二次编辑修改


3、这时,你肯定寻思着,那把标注的“已审核”三个字删除了,就可以修改了吧。要知道,现实总是比你想的更残酷些,删除的时候,它会要求你输入密码才能修改。

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这时,你肯定迫不急待想知道如何实现了吧?以下几个步骤教你怎么操作。

以下面工资表为例进行说明。

【Excel技巧】如何防止已审核的数据被二次编辑修改


1、先设置【审核结果】栏即H列的数据有效性,让此列生成可选择下拉菜单。

方法:选择H4:H9单元格区域,【数据】-【数据验证】,在弹出的【数据验证】对话框里,点击【设置】,【允许】选择“序列”,【来源】输入“已审核”。

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这时,就可以看到H2:H9生成了可选择下拉菜单,菜单里数据只有“已审核”项。

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2、设置H列的编辑密码。

方法:选择H4:H9单元格区域,【审阅】-【允许用户编辑区域】,在弹出的对话框里,设置区域密码。

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3、设置A4:G9单元格区域的数据有效性及出错警告提示。

选择A4:G9单元格区域,【数据】-【数据验证】,在弹出的【数据验证】对话框里,点击【设置】,【允许】选择“自定义”,在【公式】输入框里输入以下公式:=Len($H4)=0;

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再点击【出错警告】,设置标题和错误信息,如下图所示:

【Excel技巧】如何防止已审核的数据被二次编辑修改


公式说明:公式:=Len($H4)=0,用来判断H4单元格内容是否为空;当H4单元格内容为空,A4:G4单元格是允许编辑修改;当H4单元格内容不为空时,A4:G4单元格编辑修改时会弹出不允许修改的警告信息。

4、设定单元格的锁定区域。

选择A4:G9单元格区域,鼠标右键-【设置单元格格式】,在弹出的【设置单元格格式对话框】里,选择【保护】,将“锁定”前面的打勾取消。

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用上面同样的方法,选择H4:H9单元格区域,在【保护】里,将“锁定”打勾。

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5、最后保护工作表,设置密码即可。

即【审阅】-【保护工作表】,在弹出的对话框里设置密码就可以了。

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